Votre société de conseil
spécialisée dans
le service public
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Hibyrd, conseil en transformation des organisations
Au cours des dernières années, le secteur public a initié de grands projets de transformation, sous tendus par la loi NOTRe notamment. Ainsi les collectivités ont mutualisé leurs moyens, d'autres se sont inscrites dans des logiques de coopération ou de concertation. Des projets pour lesquels Hibyrd a apporté son expertise faisant de nous un acteur de référence dans le secteur public.
Quelque soit le statut de votre organisation publique (collectivités locales, collectivités territoriales, syndicats mixtes, CCI, etc), les projets de transformation se poursuivent en 2022 car vos enjeux sont nombreux. La performance des politiques publiques, l'amélioration de la relation usager, la gestion et l'exploitation des données, l'optimisation des processus documentaires et de gestion des connaissances sont les priorités des décideurs de la fonction publique. Des priorités qui sont au cœur de notre expertise et que nous pouvons porter avec vous pour mener à bien vos projets. Ainsi les organisations sont remises à plat, le recours à de nouvelles compétences via des cabinets de recrutement conseil secteur public tant sur le plan métier que technique est opéré, les notions de co-construction ou de mutualisation apparaissent pour produire de manière optimisée et des modes opératoires innovants sont initiés.
Le consulting dans le secteur public et ses enjeux
Les cabinets de conseil dans le secteur public, les cabinets de conseil en politiques publiques répondent à différents enjeux dans la digitalisation des collectivités territoriales. D’abord l'accélération de la transformation publique met au cœur de ses enjeux l'amélioration de l’expérience usager, défi n°1 des actions publiques. Les collaborateurs au sein des différentes institutions publiques doivent également suivre le mouvement et ainsi maîtriser les leviers d’amélioration de la performance. La construction du service public 4.0 et l’innovation dans les stratégies et programmes de transformation sont nécessaires au maintien des compétences et des services dans le paysage public. Enfin, l’accompagnement et le développement des compétences et des postures managériales, sont capitaux afin de lier l’ensemble de ces enjeux.
Votre problématique
Quelques références du secteur public
Accompagnement en intelligence collective pour faciliter un audit de fonctionnement de la DSI
Collectivité locale (700 agents)
La Direction s'interroge sur l'organisation de la fonction informatique, son pilotage, son positionnement dans la structure, ses relations avec les utilisateurs et ses méthodes de travail ainsi que sur la sécurité informatique. Elle a souhaité faire réaliser un audit organisationnel et fonctionnel en y intégrant un regard sur la fonction sécurité.
Hibyrd a accompagné la direction générale, les directions métiers et le service informatique pour élaborer le diagnostic partagé de l’organisation de la fonction et de la sécurité informatiques. L’approche proposée repose sur l’intervention d’une équipe composée d’un expert en architecture et sécurité du système d’information et d’une experte de l’intelligence relationnelle et collective et de la co-construction en équipe.
- Constat partagé que le système d’information et sa sécurité sont l’affaire de tous
- Partage d’une vision commune pour le système d’information
- Mise en évidence qu’une première étape essentielle est la mise en place d’un processus commun de management : priorisation et décision des projets SI
- Co-construction des priorités des projets à lancer
Diagnostic de situation des services et proposition d'amélioration
Centre d'action social d'un établissement public municipal ( > 5000 agents)
Suite à une fusion entre les services, le CCAS a souhaité un diagnostic de situation des personnels sociaux et des propositions d'amélioration car cette opération a déstabilisé une partie des équipes entrainant de la défiance vis-à-vis de la gouvernance.
Notre équipe, composée d'experts métiers (sociologue, médiateur, connaissance du monde social) et d’experts de la relation (coach) a réalisé un diagnostic : écoute des agents, objectivation de la situation au travers des faits, partage des éléments collectés avec le plus grand nombre, et proposé des points d'améliorations.
- Climat de travail apaisé entre agents et dans la relation encadrants-agents
- Culture commune recréée et partagée. Esprit d’équipe et synergies entre les services sociaux et les administratifs
- Mise en place de fonctionnement adaptés aux métiers et acceptés par le collectif de travail
- Création d’une dynamique constructive et positive au bénéfice des agents, des usagers et de l’institution
Conseil et accompagnement en matière de fonctionnement des services, départements et directions
Musée sous la tutelle du Ministère de la culture et du Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche
Suite à un audit, le musée a souhaité entreprendre une démarche globale destinée à fluidifier le fonctionnement collectif de l’organisation en termes de transversalité : communication interne, procédures partagées, fonctionnement de l’équipe de direction.
Notre équipe, composée d'experts métiers (réorganisation, muséographie) et d’experts de la relation (conduite du changement) a mis en place une démarche de management dans laquelle la dimension humaine et relationnelle du professionnalisme de l’ensemble des personnels est interconnectée avec sa dimension technique.
- Attachement des équipes au cœur de mission et au cœur de métier
- Valorisation des individus
- Elaboration de procédures transversales
- Etablissement de contrats de service et formalisation de charte de fonctionnement
- Mise en place d’une newsletter interne
Accompagnement dans la mise en oeuvre de Qualivilles ®
Collectivité locale
Afin d’améliorer les relations avec les usagers, la collectivité locale souhaite mettre en œuvre une démarche volontariste impliquant différents services municipaux en faisant en sorte qu'elle soit rapidement reconnue, en externe et en interne, par l'obtention de la certification Qualiville.
Notre équipe, composée d'experts métiers (fonction publique, qualité, organisation) et d’experts de la relation (accompagnement du changement) a réalisé l’assistance à la maîtrise d’ouvrage en concevant une démarche participative.
- Développement de l'implication durable des managers
- Structuration d'une fonction accueil informatif, en lien avec les services accueillant du public
- Développement des relations multicanales avec les usagers
- Développement de concepts structurants pour les services accueillant du public : accueil physique, téléphonie, amélioration de la gestion des correspondances écrites, fixation d'exigences de qualité de service, développement des usages numériques,…
- Développement de la professionnalisation et de la polycompétence des agents
- Développement de la mesure de la satisfaction des usagers et prise en compte des réclamations
Quelques chiffres
Sagesse
20
ans
Ressources
42
consultants
Expérience
1315
projets
Références
298
clients
Des offres sur mesure
Vous avez des questions
Comment contribuez vous aux mutations des organisations publiques ?
Depuis 2003, nous intervenons au sein du secteur public ce qui nous confère une réelle connaissance et qui nous permet, au sein de nos missions, de partager notre savoir-faire et nos retours d'expériences. Ainsi nos consultants comprennent pleinement vos besoins par rapport à vos enjeux majeurs. Quelque que soit votre projet : mettre le citoyen au coeur des démarches de modernisation, transformer vos processus métier, redéfinir les parcours utilisateurs, nos consultants métiers et de la relation seront à vos côtés engagés pour vous apporter des solutions innovantes et opérationnelles.
Qu'est ce qui vous différencie des autres cabinets conseils experts en secteur public ?
La valeur ajoutée que nous apportons à votre projet, la démarche que nous mettons en œuvre entre nos consultants et chefs de projets et vos équipes. En effet, la plupart des enjeux rencontrés sont doubles : ils concernent d’une part des questions techniques et organisationnelles ; d’autre part des enjeux relationnels, comportementaux, et culturels. Pour réussir ces transformations complexes, votre organisation a besoin d’apprendre de ses expériences, de coopérer et de devenir plus autonome. En un mot, devenir une organisation apprenante. C'est ainsi que nous réinventons le métier de conseil.
Compte tenu des grands projets de transformation des acteurs du secteur public comment gérez vous vos interventions ?
Chaque mission fera intervenir des consultants experts métiers mais également experts de la relation. En effet, les transformations que vous avez à gérer ont également des impacts sur les environnements de travail de vos agents. Ce croisement d'expertises, qui n'est pas une simple juxtaposition, permet à votre organisation de gagner en autonomie et d'aborder votre projet de transformation dans sa globalité.
Existe-t-il une démarche qualité pour une taille de collectivité ?
Les démarches d'amélioration de la qualité s'appliquent à toutes les tailles de collectivités. Elles peuvent se traduire par une simple amélioration des processus de travail ou pour plus de visibilité elles peuvent être officialisées par une certification. Ces démarches peuvent s'appliquer à des périmètres très précis. Hibyrd délivre un conseil opérationnel dans les démarches d'amélioration (Label Marianne, Qualivilles, Iso 9000, Certi'crèche, ...) touchant l'ensemble de la qualité de l'accueil et des services et vous accompagne à chaque étape de la mise en œuvre du référentiel adapté à votre besoin.
Quelles sont les étapes de la certification d'une crèche ?
Comme les nombreuses crèches avant vous, pour vous faire labelliser Certi’Crèche et bénéficier de la renommée de la certification, vous devez déposer un dossier de certification auprès de l’AFNOR et préparer un audit interne ou une auto-évaluation du règlement de fonctionnement portant sur l’ensemble du référentiel. Puis un auditeur vous audit, interviewe vos équipes, analyse vos pratiques et vos données au regard du référentiel. Enfin il vous restituera l’audit et présentera ses conclusions.
L’AFNOR vous délivre votre certification qui est valable 4 ans. Vos crèches seront auditées une fois par an pour un suivi et tous les 4 ans pour le renouvellement.
Hibyrd réalise en amont des audits de certification des audits à blanc afin de pouvoir vous préparer et peut également former vos équipes à être auditeur interne.
Pourquoi choisir Hibyrd pour me faire certifier Certi'Crèche ?
La certification Engagement de Service Certi'crèche et les exigences de son référentiel touche à des domaines bien plus large que l’univers de la petite enfance ; les enjeux du développement durable, l'évolution réglementaire du secteur, la lutte aussi contre l’exclusion des enfants en situation de handicap, la protection maternelle et infantile, etc… Choisir Hibyrd dans la démarche de certification vous assure de réaliser une auto-évaluation et un audit interne complets avec une équipe de consultants métiers experts de ces domaines, créées spécialement pour vos crèches. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour construire un dossier solide et une mise en place du nouveau règlement de fonctionnement accompagnée.
Qu'est-ce que le label Qualivilles exactement ?
Selon l'Afnor, Qualivilles est un référentiel de certification de service qui porte sur la qualité de la relation citoyenne (relations quotidiennes des habitants de la commune avec les services municipaux). Il s’adresse aux acteurs des collectivités territoriales.
Son référentiel est composé d’engagements de services qui permettent de structurer la politique de pilotage de la qualité portant sur l’accueil, l’information, l’orientation et les réponses à apporter aux usagers.
Quelles différences entre Qualivilles et avec le label Marianne ?
Le référentiel Marianne définit un ensemble d’engagements portant sur les modalités d'accueil des usagers dans les services publics. Il vise à apporter aux usagers d'un service public des garanties sur les conditions et la performance de leur accueil.
Les principaux objectifs du référentiel du Label Qualivilles sont d’améliorer la satisfaction des usagers, d’optimiser les services et de valoriser le savoir-faire des agents municipaux.
Qu’est-ce qu’un projet d’administration ?
L’élaboration d’un Projet d’Administration vise à coordonner certains objectifs fixés par les équipes d’élus des communes et intercommunalités. Exemple de projet d’administration :
- Organiser et suivre la mise en œuvre du projet administratif
- Optimiser le projet d'administration de la mairie et le projet d'administration collectivités territoriales pour améliorer le service rendu
- Adapter l’organisation des services publics, des collectivités publiques locales et de la gouvernance au profit d’un fonctionnement plus efficace et fluide.
Le projet d’administration est un document relatant de toutes les actions à mener pour répondre à ces objectifs. Une feuille de route du plan d’administration à piloter, au service des différents acteurs (élus, DGS, administrateurs, directeurs, etc…) et relate des projets retenus, des ressources, compétences et modes de fonctionnement nécessaires et donne le plan d’actions.
Quelles différences avec le projet de service, le projet de territoire ou le projet de direction ?
Si le projet d’administration constitue un cadre de référence commun à l’ensemble des agents de la collectivité, élaborer un projet de service (ou un projet d'administration et de services) permet de situer le travail de chaque service et des agents qui le composent. Le projet de service administratif est donc un document justifiant des différentes ressources sur lesquelles s’appuyer tout au long du pilotage du projet.
Le projet de territoire lui donne l’organisation de l'action publique en fonction des ressources des territoires et des enjeux auxquels ils sont confrontés, et définit un véritable projet commun d'intérêt local.
Le projet de direction, aussi appelé projet de direction de collectivité territoriale, répond quant à lui à des aspects managériaux en impliquant l'ensemble des acteurs de la collectivité pour contribuer à la déclinaison opérationnelle des objectifs du projet d'administration.
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réellement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
Hibyrd en tant que cabinet de conseil déploye depuis près de 20 ans un savoir-faire fondé sur l'expertise de nos consultants qui développent une connaissance du secteur public, de ses enjeux, de ses forces et de ses contraintes. Fonctionnement sous un modèle de plateforme, Hibyrd constituera toujours une équipe de consultants sur mesure pour répondre à votre besoin avec un fort engagement à la réussite de leurs missions de conseil.
Des experts métiers et de la relation
Grâce à un sourcing fin, Hibyrd met à votre disposition des experts métiers et de la relation humaine au service de votre secteur qui développe des compétences à la fois en conseil en stratégie, conseil en innovation, conseil en organisation, en processus, parcours client mais aussi en conduite du changement, en conseil RH, en gestion des ressources humaines, en co-construction et en coaching.
Croisons nos intelligences
Grâce à notre expérience acquise auprès de plus de 500 clients, nous avons développé une capacité d’intervention dans de nombreux secteurs dont nous maîtrisons le langage et les enjeux. Mais nous nous appuyons d’abord sur la connaissance et l'engagement de vos propres équipes, en les croisant avec nos expertises, pour produire des solutions qui durent véritablement.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
Face à l'essor du numérique au sein des mairies, des communautés de communes, des conseils généraux et régionaux, les organisations publiques sont en pleine révolution. Un des premiers défis de cette transformation digitale est le changement culturel mais aussi la mise en place de nouveaux modes de travail pour l'ensemble des agents. Fusion entre organisations publiques, coopération intercommunale, transferts de sièges de collectivités, sont autant de projets dont la réussite de leurs mises en oeuvre repose en sollicitant un cabinet de conseil qui associera, comme Hibyrd, des experts métiers à des experts de la relation. Ce croisement d'expertises permet à l'organisation publique de gagner en autonomie et également de co-construire. Chez Hibyrd, conduite du changement, expérience usagers, processus métiers, parcours utilisateurs, digitalisation des points de contacts sont notamment les compétences que nos consultants seniors mettent en oeuvre au quotidien pour que vos agents soit pleinement acteurs de la transformation de votre organisation.
L'amélioration de la relation usager est un des principaux enjeux pour la majorité des décideurs du secteur public. Les démarches qualité, comme Qualivilles® pour les mairies, permettent de répondre à ce défi de l'excellence dans l'accueil et la qualité des services délivrés par une organisation publique et attendus par ses usagers. Hibyrd, en tant que cabinet de conseil, expert du secteur public, met en oeuvre une démarche participative et progressive afin de favoriser l'appropriation du processus d'amélioration continue par vos agents. Des experts métiers (service public, design thinking, e-administration, digitalisation, conseil en innovation, SIRH, ...) interviennent au côté des experts de la relation (conduite du changement, capital humain, coach, ...) afin de rendre vos services plus performants, favorisant l'écoute des usagers et mobilisant vos équipes et vos élus autour d'un projet commun.
La gestion et l'exploitation des données ainsi que l'optimisation des processus documentaires et de gestion des connaissances sont les composants indispensables à la transformation digitale du secteur public. Hibyrd associe, autant que cela est nécessaire dans ses missions de conseil, des consultants expérimentés en conseil en innovation, en conseil en organisation, conseil en digital à des consultants des softs skills car les chantiers numériques dépassent les domaines purement dévolus aux aspects technologiques et systèmes d'information pour mieux prendre en compte ceux relatifs à l'organisation et au capital humain.
